در بسیاری از کسب‌وکارها، بخشی از زمان کاری صرف خودِ وظایف نمی‌شود، بلکه به پیدا کردن اطلاعات، پیگیری کارها و هماهنگی میان افراد اختصاص پیدا می‌کند. کارمندی دنبال آخرین نسخه یک فایل می‌گردد، مدیری برای اطلاع از وضعیت پروژه از چند نفر گزارش می‌گیرد و عضوی از تیم، بدون اطلاع از تصمیم جدید جلسه، کار را بر اساس اطلاعات قبلی ادامه می‌دهد. تکرار این اتفاق‌ها می‌تواند به دوباره‌کاری، تأخیر و اتلاف وقت منجر شود.
یکی از دلایل این مشکلات، پراکندگی اطلاعات در ابزارهای مختلف است. « نرم‌افزار همکاری تیمی» با گردآوری ابزارهای ارتباطی و مدیریتی در یک محیط منسجم، می‌تواند به سامان‌دهی فعالیت‌ها و شفاف‌ترشدن مسئولیت‌ها کمک کند.
از پیام‌رسانی تا انجام کار؛ چرا هماهنگی تیم‌ها دشوار می‌شود؟
ایمیل، پیام‌رسان‌ها، تقویم‌های آنلاین و نرم‌افزارهای مدیریت پروژه هرکدام بخشی از نیازهای کاری را پوشش می‌دهند. مشکل زمانی شکل می‌گیرد که اطلاعات میان این ابزارها به‌درستی جریان نداشته باشد؛ برای مثال، تغییرات یک درخواست در گروه تلگرام یا بله تیم ثبت شود، فایل نهایی مثلاً در فضاهای ابری قرار بگیرد و وظیفه پیگیری آن نیز به‌صورت جداگانه به یکی از اعضای تیم در یک نرم‌افزار مدیریت پروژه سپرده شود.
در چنین شرایطی، ممکن است فردی با نسخه قدیمی یک سند کار کند یا مدیر برای اطلاع از وضعیت پروژه ناچار شود جداگانه از اعضای تیم سؤال بپرسد. از این رو، هنگام انتخاب نرم افزار همکاری تیمی، فقط امکانات ارتباطی اهمیت ندارند؛ ارتباط میان مکاتبات، وظایف، پروژه‌ها و اسناد نیز باید در نظر گرفته شود.
نرم‌افزار همکاری تیمی دقیقاً چه مسئله‌ای را حل می‌کند؟
فرض کنید شرکتی باید تا پایان هفته پیشنهاد فنی و مالی خود را برای مشتری آماده کند. واحد فروش اطلاعات اولیه را دریافت کرده، تیم فنی مسئول آماده‌سازی پیشنهاد است و واحد مالی هزینه‌ها را برآورد می‌کند. اگر اطلاعات، تغییرات و وظایف در محیط‌های جداگانه دنبال شوند، ممکن است بخشی از اطلاعات به افراد مربوط نرسد، زمان تحویل روشن نباشد یا نسخه‌های متفاوتی از فایل تهیه شود.
یک نرم‌افزار همکاری تیمی می‌تواند به مدیریت منسجم‌تر چنین فرایندی کمک کند. قابلیت‌های رایج این ابزارها عبارت‌اند از:
- مدیریت ارتباطات و مکاتبات: ثبت و پیگیری ارتباطات کاری و دسترسی به سوابق مرتبط
- مدیریت کارها: تعیین مسئول، مهلت انجام و وضعیت هر فعالیت
- مدیریت پروژه‌ها: سازمان‌دهی وظایف مرتبط و بررسی روند پیشرفت کار
- مدیریت جلسات: ثبت تصمیم‌ها و پیگیری اقدامات بعد از جلسه
- مدیریت فایل‌ها و مستندات: نگهداری منظم اسناد و دسترسی آسان‌تر به اطلاعات موردنیاز
ارزش این قابلیت‌ها فقط در انجام جداگانه هر کار نیست؛ مهم این است که به جریان واقعی فعالیت‌های سازمان کمک کنند. وقتی مسئولیت‌ها روشن باشند و اطلاعات مرتبط در دسترس افراد قرار بگیرند، پیگیری کارها کمتر به پیام‌ها، تماس‌ها و پرسش‌های مکرر وابسته می‌شود.
اهمیت هماهنگی تیمی برای کسب‌وکارهای کوچک در کجاست؟
در کسب‌وکارهای کوچک و متوسط (SMEs) هر فرد ممکن است هم‌زمان چند مسئولیت داشته باشد. بنابراین، تأخیر در یک فعالیت یا نرسیدن اطلاعات به فرد مسئول می‌تواند کار دیگران را هم مختل کند.
برای مثال، اگر مسئول تولید محتوا تغییرات درخواستی مشتری را نبیند، ممکن است نسخه قبلی متن در وب‌سایت باقی بماند و بخشی از کار دوباره انجام شود. ثبت درخواست در کنار پروژه، تعیین مسئول و پیگیری وضعیت انجام کار می‌تواند احتمال چنین ناهماهنگی‌هایی را کاهش دهد. انتخاب ابزار مناسب نیز باید بر اساس نیازهای واقعی تیم و فرایندهایی باشد که بیشترین زمان را صرف پیگیری می‌کنند.
نرم‌افزار ابری؛ دسترسی آسان‌تر به محیط کار
برای تیم‌هایی که اعضای آن‌ها در مکان‌های مختلف فعالیت می‌کنند، دسترسی به اطلاعات کاری نباید به حضور در دفتر وابسته باشد. نرم‌افزارهای ابری از طریق اینترنت، امکان دسترسی به محیط کاری را فراهم می‌کنند و در بسیاری از موارد، نیاز سازمان به راه‌اندازی و نگهداری زیرساخت اختصاصی نرم‌افزار را کاهش می‌دهند.
بااین‌حال، ابری‌بودن به‌تنهایی تضمین‌کننده امنیت یا کیفیت نیست. پیش از انتخاب یک راهکار باید مواردی مانند حفاظت از اطلاعات، مدیریت سطح دسترسی کاربران، پایداری سرویس، کیفیت پشتیبانی و هزینه استفاده را بررسی کرد. سادگی محیط کاربری نیز اهمیت دارد؛ زیرا ابزار جدید زمانی در فعالیت‌های روزانه جا می‌افتد که کارکنان بتوانند بدون پیچیدگی از امکانات آن استفاده کنند.
آوات؛ بستری یکپارچه برای مدیریت فعالیت‌های کاری
آوات، محصول ابری شرکت چارگون، یک ابزار بومی برای مدیریت ارتباطات و فعالیت‌های روزمره سازمان‌هاست. این نرم‌افزار قابلیت‌هایی در زمینه مکاتبات اداری، مدیریت کارها و پروژه‌ها، جلسات و فایل‌ها و مستندات ارائه می‌کند.
مهم‌ترین قابلیت‌های آوات عبارت‌اند از:
- مکاتبات اداری: مدیریت نامه‌های داخلی و خارجی و مکاتبات از طریق بستر ECE
- مدیریت کارها: تعریف فعالیت‌ها، تخصیص آن‌ها به اعضای تیم و پیگیری وضعیت انجام
- مدیریت پروژه‌ها: سازمان‌دهی فعالیت‌ها در قالب پروژه و مشاهده روند پیشرفت با نمای کانبان
- مدیریت جلسات: سامان‌دهی جلسات و ثبت اطلاعات مرتبط، از جمله دستور جلسه و صورت‌جلسه
- مدیریت فایل‌ها و مستندات: نگهداری و جست‌وجوی اسناد کاری در بستر ابری
- دستیار هوشمند نگارش نامه: کمک به تهیه پیش‌نویس نامه‌های کاری و بهبود نگارش متن
نمونه‌ای از همکاری تیمی با آوات؛ از دریافت درخواست تا تحویل به مشتری
در نظر بگیرید مشتری یک شرکت خدماتی، درخواست تازه‌ای برای واحد فروش ارسال می‌کند. برای رسیدگی به این درخواست، چند نفر از واحدهای مختلف باید هماهنگ با یکدیگر کار کنند. آوات می‌تواند در هر مرحله به سامان‌دهی این فرایند کمک کند.
۱. ثبت و بررسی درخواست: کارشناس فروش مکاتبات و اطلاعات مرتبط را بررسی می‌کند و از طریق راهکار مکاتبات آوات، پیگیری مکاتبات اداری را انجام می‌دهد.
۲. تقسیم کار و تعیین مسئولیت‌ها: واحد فروش، فنی و مالی هرکدام وظیفه‌ای بر عهده می‌گیرند. با راهکار مدیریت پروژه آوات و همراهی مدیریت کارها می‌توان فعالیت‌ها، مسئول هر کار، زمان‌بندی و وضعیت پیشرفت را مشخص کرد.
۳. هماهنگی و تصمیم‌گیری: اعضای تیم از طریق چت سازمانی آوات هماهنگ می‌شوند و در صورت نیاز، جلسه‌ای برگزار می‌کنند. تصمیم‌های جلسه را نیز می‌توان در راهکار مدیریت جلسات ثبت کرد و برای پیگیری آن‌ها فعالیت‌های مشخصی تعریف کرد.
۴. آماده‌سازی و تحویل پاسخ: کارشناس فروش می‌تواند برای تهیه پیش‌نویس نامه به مشتری از دستیار هوش مصنوعی آوات کمک بگیرد و پس از تکمیل فعالیت‌ها و مستندات، پاسخ نهایی را ارسال کند.
در تمام این مراحل، اعضای مجاز تیم می‌توانند از طریق اینترنت و تلفن همراه به محیط کاری دسترسی داشته باشند. ارزش آوات در این است که ابزارهای مکاتبات، مدیریت پروژه، جلسات و ارتباطات را در کنار هم قرار می‌دهد تا نیاز به پیگیری‌های پراکنده کاهش یابد.
انتخاب ابزار مناسب؛ یک تصمیم مدیریتی
نرم‌افزار همکاری تیمی به‌تنهایی مشکلات مدیریتی را برطرف نمی‌کند. اگر مسئولیت‌ها روشن نباشند یا فرایندها تعریف نشده باشند، بخشی از چالش‌ها باقی می‌ماند. فناوری زمانی ارزشمند است که با شیوه کار سازمان تناسب داشته باشد و کارکنان نیز بتوانند از آن در فعالیت‌های روزانه استفاده کنند.
پیش از انتخاب نرم‌افزار، بهتر است به چند پرسش پاسخ دهید:
- کدام فعالیت‌ها بیشترین زمان را صرف پیگیری و هماهنگی می‌کنند؟
- آیا اطلاعات، وظایف و تصمیم‌های کاری در ابزارهای مختلف پراکنده‌اند؟
- آیا امکانات نرم‌افزار با نیازهای تیم و بودجه کسب‌وکار تناسب دارند؟
- شرایط امنیت اطلاعات، پشتیبانی و امکان همراهی با رشد سازمان چگونه است؟
در عمل، ارزش نرم‌افزار همکاری تیمی را باید در تجربه روزمره کارکنان سنجید: آیا پیدا کردن اطلاعات آسان‌تر شده است؟ آیا مسئولیت‌ها روشن‌ترند؟ آیا تصمیم‌ها بهتر به اقدامات اجرایی تبدیل می‌شوند؟
در این شرایط است که این ابزار، به شتابدهنده کسب و کار تبدیل می‌شود.