چک لیست لوازم اداری: راهنمای تجهیز کامل دفتر کار

چند ماه پیش برای تجهیز دفتر یکی از دوستان قدیمی، یک چک لیست لوازم اداری مورد نیاز تهیه کردم که به گفته خودش مسیر روشن و شفافی برای تجهیز دفترش فراهم شد. این دوست دیرینه می‌گفتاگر این چک لیست را نداشتم معلوم نبود غیر از اشتباه‌های روزهای اول، چه مقدار دیگر هزینه اشتباه برایخرید لوازم اداریمی‌کردم.

اگر بخواهم توصیه‌ای به همه افرادی داشته باشم که قرار است دفتر یا محیط کاری خود را تجهیز کنند می‌گویم سخت‌ترین کار در راه‌اندازی یک دفتر کار، خرید وسایل اداری بدون چک لیست است. زیرا تحقیقات نشان داده است که خرید بدون برنامه، 30 درصد هزینه اضافی روی دست کارفرما می‌گذارد.

چک لیست لوازم اداری بر اساس دسته‌بندی اولویت مصرف

اگر شما قرار است یک چک لیست لوازم اداری برای دفتر کار خود داشته باشید باید بدانید این لیست را چگونه بنویسید.

• لوازم زیرساختی:تجهیزات زیرساختی به اقلامی گفته می‌شود که برای جریان انداختن کارها لازم است مثل پرینتر یا کامپیوتر. دوست من به اشتباه فکر می‌کرد پرداخت هزینه برای این اقلام اسراف است و می‌تواند نیازهایش را با دفاتر فنی و... رفع کند، اما بعد متوجه شد یکی از خریدهای حیاتی در چک لیست لوازم اداری برای دفتر کار همین لوازم زیرساختی است.
• اقلام مصرفی پرگردش: اقلام مصرفی پرگردش، لوازمی است که در یک ماه یک یا دو بار آنها را تعویض می‌کنید. این اقلام باید به تعداد کافی در انبار شما موجود باشد؛
• نیمه بادوام:هر کالایی که هر چند ماه یا سال یکبار به دلیل خرابی یا اتمام عمر مفید از گردونه کاری خارج می‌شود کالای نیمه بادوام گفته می‌شود.

محاسبه ضریب مصرف لوازم اداری بر اساس تعداد پرسنل

یک مورد مهم دیگر در چک لیست لوازم اداری برای دفتر کار تعداد کالایی است که باید خریداری کنید. اشتباهی که بسیاری در این مرحله دچارش می‌شوند، خرید نامتوازن بود. جدول زیر به شما کمک می‌کند ضریب خرید لوازم دفتر اداری را به درستی انتخاب کنید.

چک لیست تجهیزات زیرساختی برای تجهیز دفتر کار

خب بعدازآنکه دانستیم درچک لیست خرید لوازم اداریبرای دفتر کار چه کالاهایی را باید خریداری کنیم نوبت به نوشتن لیست کامل هر گروه است. اولتجهیزات زیرساختی که بسیار مهم است و شما باید بدانید خرید لوازم ارزان قیمت برای این قسمت از چک لیست لوازم اداری برای دفتر کار کاملا اشتباه است.

• پرینتر لیزری
• دستگاه ثبت حضوروغیاب
• تخته وایت برد یا گرین برد
• ماشین حساب

چک لیست تجهیزات امنیت اسناد و برش حرفه‌ای

در خرید لوازم اداری همیشه باید به تجیهزاتی فکر کنید که کار را برای شما نه تنها آسان، بلکه شما را تبدیل به یک فرد حرفه‌ای می‌کند.برش اسناد و امنیت آنها از همین اقلام است. خرید یک گیوتین اداری یا کاغذخردکن برای هر دفتر کاری لازم است. فکر کنید بخواهید چند کاغذ را از وسط برش بزنید اگر با دست این کار انجام شود برش کج کاغذ یا لبه زبر آن ذوق ارباب رجوع شما را کور خواهد کرد.

چک لیست سیستم بایگانی و مدیریت اسناد

شما برای خرید بایگانی اداری باید کالاهای زیر را خریداری کنید.

1. زونکن
2. کاور سلفونی
3. کلاسور
4. کاغذ نخودی

چک لیست نوشت‌افزار اداری و اقلام روی میز کار

نوشت‌افزار، جزء اقلام پرمصرف چک لیست لوازم اداری برای دفتر کار است و باید آن را به تعداد بالا خریداری کرد.خودکار، لاک غلط‌گیر، ماژیک علامت‌زن، ماژیک وایت برد و هر کالایی که پرسنل شما نیاز دارند روی میز کارشان باشد. نکته‌ای که نباید فراموش کرد خرید اقلامی است که به میز کار شما جلوه بهتر و نظم بیشتری می‌دهد. این اقلام عبارتند از:

• جاکارتی
• چاقلمی
• پایه چسب

راهنمای انتخاب کاغذ A4 استاندارد برای دفتر کار

در تهیه چک‌ لیست اداری، یکی از اقلام مهم، کاغذ مصرفی است.معیاراصلی در انتخاب کاغذ، گرماژ (وزن در مترمربع) است؛ مثلاً گرماژ ۸۰ یعنی ۸۰ گرم در مترمربع. برای خرید استاندارد، گرماژ بین ۷۰ تا ۸۰ گرم را انتخاب کنید.

چک لیست تجهیزات اتاق جلسات

اتاق جلسات یکی از خاص‌ترین اتاق‌های هر دفتر است که باید خاص، شیک و مینیمال باشد.در چک لیست لوازم اداری برای دفتر کار و اتاق جلسات موارد زیر باید باشد:

• مبلمان اداری
• کاغذ یادداشت
• جاقلمی و خودکار
• پرده نمایش
• کازیه رومیزی
• تخته وایت برد

سایر اقلام ضروری که نباید در چک لیست لوازم اداری فراموش شود

برای خرید کامل چک لیست اداری برای دفتر کار باید اقلام زیر را نیز در نظر داشته باشید:

• میز ارباب رجوع و صندلی انتظار
• تخته وایت برد
• لوازم جانبی کامپیوتر مثل کول‌دیسک، کیبورد و ماوس اضافه برای وقت‌های اضطرار
• کابل USB و شبکه
• تجهیزات ایمنی محل کار: دوربین مدار بسته، جعبه کمک‌های اولیه، کپسول آتش‌نشانی
• تجهیزات بهداشتی: مایع دستشویی، جوهرنمک، جارو و زیمن ‌شوی، سطل زباله، کیسه زباله

جدول جامع چک لیست لوازم اداری برای دفتر ۱۵ تا ۲۰ نفره

برای خرید لوازم اداری؛ جدولی آماده کرده‌ایم که طبق آن برای 20 نفر می‌توانید تمام لوازم اداری مورد نیاز را تهیه کنید. برای اینکه تهیه این اقلام برای شما ساده‌تر باشد، تمامی این تجهیزات را درفروشگاه سعدیفراهم کرده‌ایم.