انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب برای یک کسب و کار فقط به ثبت درآمد و هزینه محدود نمی‌شود. مدیران امروز به سیستمی نیاز دارند که خرید و فروش، موجودی کالا، دریافت و پرداخت، گزارش سود و زیان و بخشی از الزامات مالیاتی را در یک ساختار منظم مدیریت کند. تفاوت میان نرم افزارها نیز فقط در ظاهر یا قیمت نیست؛ نوع کسب و کار، حجم عملیات، تعداد کاربران و امکانات مورد نیاز تعیین می‌کنند کدام انتخاب منطقی تر است.
در شرایطی که هزینه های کسب و کار و قیمت کالاها در ایران ثابت نیست، دسترسی به اطلاعات مالی دقیق اهمیت بیشتری پیدا کرده است. فروش بالا لزوما به معنای سود بالا نیست و اگر مدیر نداند موجودی با چه هزینه‌ای تامین شده یا چه مقدار از سرمایه در انبار باقی مانده، تصمیم گیری درباره خرید و قیمت گذاری دشوار خواهد شد. به همین دلیل، پیش از خرید نرم افزار حسابداری بهتر است چند معیار اصلی بررسی شوند.
نرم افزار حسابداری مناسب باید با نوع کسب و کار هماهنگ باشد
اولین معیار، نوع فعالیت است. نیاز یک فروشگاه با شرکت خدماتی یا واحد تولیدی یکسان نیست. یک فروشگاه معمولا بیشتر به ثبت سریع فروش، مدیریت صندوق، بارکد، کنترل موجودی و حساب مشتریان نیاز دارد. شرکت خدماتی ممکن است بیشتر روی درآمد و هزینه، قراردادها و دریافت و پرداخت تمرکز داشته باشد. در واحد تولیدی نیز کنترل مواد اولیه، فرآیند تولید و محاسبه بهای تمام شده اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.
بنابراین انتخاب نرم افزار نباید با این سوال شروع شود که «کدام برند معروف تر است؟» سوال دقیق تر این است که «این نرم افزار کدام فرآیندهای کسب و کار را پوشش می‌دهد؟» برخی نرم افزارها نیز نسخه های صنفی ارائه می‌کنند. برای مثال، نیاز یک فروشگاه پوشاک به مدیریت رنگ و سایز با سوپرمارکتی که سرعت فروش و بارکد برای آن مهم است، متفاوت خواهد بود.
امکانات نرم افزار حسابداری را بر اساس نیاز واقعی مقایسه کنید
فهرست طولانی امکانات همیشه به معنی انتخاب بهتر نیست. ممکن است یک نرم افزار ده ها قابلیت داشته باشد، اما کسب و کار تنها از بخش کوچکی از آن ها استفاده کند.
امکانات پایه‌ای که معمولا باید بررسی شوند شامل ثبت خرید و فروش، صدور فاکتور، مدیریت دریافت و پرداخت، کنترل موجودی، گزارش سود و زیان، مدیریت مشتریان و گزارش های مالی هستند.
در مرحله بعد باید امکانات تخصصی بررسی شوند. اتصال به کارتخوان و بارکدخوان برای فروشگاه ها اهمیت بیشتری دارد، در حالی که حقوق و دستمزد، چند کاربر یا مدیریت چند انبار برای مجموعه های بزرگ تر کاربردی تر است.
در سال های اخیر، موضوع اتصال به فروشگاه اینترنتی و سامانه مودیان نیز به یکی از معیارهای مهم انتخاب تبدیل شده است. بنابراین بهتر است خریدار بررسی کند آیا نرم افزار در صورت توسعه کسب و کار امکان اضافه کردن این قابلیت ها را دارد یا خیر.
قیمت نرم افزار حسابداری چگونه مقایسه شود؟
قیمت نرم افزار حسابداری معمولا بر اساس نسخه، تعداد کاربران، ماژول ها، افزونه ها و سطح خدمات متفاوت است. به همین دلیل، مقایسه دو نرم افزار فقط بر اساس رقم اولیه خرید می‌تواند گمراه کننده باشد.
ممکن است یک نسخه ارزان تر امکانات پایه را پوشش دهد، اما برای اضافه کردن انبار پیشرفته، کاربر بیشتر یا اتصال های جانبی نیاز به پرداخت هزینه جداگانه داشته باشد. در مقابل، یک نرم افزار گران تر ممکن است قابلیت هایی داشته باشد که یک کسب و کار کوچک اصلا به آن ها نیاز ندارد.
بهتر است هزینه نهایی با توجه به این موارد بررسی شود: قیمت نسخه اصلی، افزونه های مورد نیاز، تعداد کاربران، هزینه تمدید پشتیبانی، آموزش و امکان ارتقا در آینده.
مدل قیمت گذاری نرم افزارها نیز یکسان نیست. برخی با لایسنس دائمی عرضه می‌شوند و برخی مدل اشتراکی ماهانه یا سالانه دارند. بنابراین هنگام مقایسه قیمت باید این تفاوت هم در نظر گرفته شود.
نرم افزار حسابداری برای چه کسب و کارهایی مناسب است؟
نرم افزار حسابداری می‌تواند برای فروشگاه ها، شرکت ها، واحدهای خدماتی و کسب و کارهای تولیدی استفاده شود؛ اما نسخه مناسب برای همه یکسان نیست. تفاوت اصلی به فرآیندهایی برمی‌گردد که هر کسب و کار باید مدیریت کند.
یک فروشگاه معمولا به صدور سریع فاکتور، کنترل صندوق، مدیریت موجودی، بارکد و اتصال به تجهیزات فروشگاهی نیاز دارد. در شرکت های خدماتی، ثبت درآمد و هزینه، دریافت و پرداخت، مدیریت حساب مشتریان و گزارش های مالی اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. واحدهای تولیدی نیز علاوه بر حسابداری، به امکاناتی مانند مدیریت مواد اولیه، فرمول تولید و محاسبه بهای تمام شده نیاز دارند.
برای بعضی اصناف، امکانات تخصصی نیز تعیین کننده هستند. مثلا فروشگاه پوشاک به مدیریت رنگ و سایز، سوپرمارکت به سرعت فروش و کنترل موجودی و یک مجموعه چند شعبه به مدیریت چند انبار و کاربران مختلف نیاز دارد. بنابراین هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری، بهتر است ابتدا فرآیندهای اصلی کسب و کار مشخص شوند و سپس نسخه‌ای انتخاب شود که همان نیازها را پوشش دهد.
قبل از خرید نرم افزار حسابداری، دمو را با یک سناریوی واقعی بررسی کنید
فهرست امکانات روی سایت به تنهایی برای انتخاب نرم افزار کافی نیست. پیش از خرید بهتر است دمو نرم افزار دیده شود تا مشخص شود امکانات معرفی شده در عمل چگونه کار می‌کنند و محیط برنامه تا چه اندازه با فرآیندهای کسب و کار هماهنگ است.
در جلسه دمو بهتر است به جای مشاهده ساده منوها، یک سناریوی واقعی اجرا شود. برای مثال، یک کالا تعریف شود، فاکتور خرید و فروش ثبت شود، موجودی بررسی شود و گزارش سود و زیان نمایش داده شود. کسب و کار تولیدی نیز می‌تواند نحوه ثبت مواد اولیه یا محاسبه بهای تمام شده را بررسی کند.
همچنین بهتر است درباره تعداد کاربران، امکان ارتقا، پشتیبانی، نسخه پشتیبان، اتصال به سامانه مودیان و هزینه افزونه های مورد نیاز سوال شود. این بررسی قبل از خرید کمک می‌کند نسخه‌ای انتخاب شود که نه امکانات کمتر از نیاز داشته باشد و نه کسب و کار را مجبور به پرداخت هزینه برای قابلیت های غیرضروری کند.
پشتیبانی و امکان ارتقا را نادیده نگیرید
نرم افزار حسابداری معمولا برای چند سال در کسب و کار استفاده می‌شود؛ بنابراین تصمیم خرید نباید فقط بر اساس شرایط امروز گرفته شود. ممکن است مجموعه امروز یک کاربر داشته باشد، اما در آینده به چند کاربر، انبار جدید یا شعبه دوم نیاز پیدا کند. نرم افزاری که امکان ارتقا نداشته باشد ممکن است بعد از توسعه کسب و کار نیازمند تعویض کامل شود. پشتیبانی نیز اهمیت زیادی دارد. هنگام خرید بهتر است مدت پشتیبانی، نحوه دریافت خدمات، آموزش و شرایط به روز رسانی مشخص شوند.
هنگام خرید نرم افزار حسابداری چه سوال هایی باید پرسید؟
پیش از تصمیم نهایی، خریدار بهتر است پاسخ چند سوال را مشخص کند: آیا نرم افزار برای نوع فعالیت او نسخه مناسب دارد؟ آیا امکانات مورد نیاز در همان نسخه وجود دارند یا باید افزونه جداگانه تهیه شود؟ چند کاربر می‌توانند از سیستم استفاده کنند؟ امکان ارتقا، اتصال به تجهیزات فروشگاهی یا فروشگاه اینترنتی وجود دارد؟ هزینه پشتیبانی در سال های بعد چقدر خواهد بود؟
پاسخ به همین سوال ها معمولا انتخاب را بسیار ساده تر می‌کند و احتمال خرید نسخه‌ای با امکانات کمتر یا بیشتر از نیاز را کاهش می‌دهد.
جمع بندی
انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب باید از شناخت فرآیندهای واقعی کسب و کار شروع شود. نوع فعالیت، تعداد کاربران، حجم فروش، مدیریت موجودی، گزارش های مورد نیاز، امکانات مالیاتی، پشتیبانی و امکان ارتقا از مهم ترین معیارهایی هستند که باید پیش از خرید بررسی شوند.
قیمت نیز زمانی معنا پیدا می‌کند که در کنار امکانات مقایسه شود. مشاهده دمو و نیازسنجی قبل از خرید کمک می‌کند مدیر پیش از پرداخت هزینه، محیط نرم افزار و قابلیت های آن را در یک سناریوی واقعی بررسی کند. در نهایت، بهترین انتخاب نرم افزاری است که هم نیازهای فعلی مجموعه را پوشش دهد و هم با رشد کسب و کار، امکان توسعه داشته باشد.