دستگاه باشگاه مشتریان: انواع، مزایا و نحوه کارکرد

دستگاه باشگاه مشتریان یکی از ابزارهای سیستم وفادارسازی خریداران در یک مجموعه است که با ثبت شماره تماس و اطلاعات آن‌ها، امکان ایجاد یک بانک اطلاعاتی کاربردی از مشتریان را مهیا می‌کند. این دستگاه با اتصال به نرم‌افزار یا پنل باشگاه مشتریان، داده‌های ثبت‌شده را ذخیره کرده و می‌تواند اطلاعات خرید و امتیازات مشتری را با سیستم فروش همگام سازد.

بسته به نوع کسب‌وکار، انواع دستگاه‌های ایستاده لمسی، رومیزی و کارتخوان‌های چندمنظوره برای این هدف استفاده می‌شوند. همچنین، انتخاب مناسب‌ترین سخت افزار باشگاه مشتریان علاوه بر بهبود سرعت و سهولت ثبت اطلاعات، به افزایش امنیت داده‌ها، سازگاری با نرم‌افزار و کاهش خطای انسانی کمک می‌کند.

دستگاه باشگاه مشتریان چیست و چگونه کار می‌کند؟

دستگاه ثبت شماره باشگاه مشتریان ابزاری در محل خرید کالا یا خدمات است که شماره تماس و اطلاعات مشتری را دریافت و در پنل باشگاه مشتریان ذخیره می‌کند. در عمل، این دستگاه نخستین نقطه تماس فروشگاه با خریدار است؛ مشتری شماره‌اش را هنگام پرداخت ثبت می‌کند و از آن لحظه به بعد وارد بانک اطلاعاتی فروشگاه می‌شود.

شایان‌‌ذکر است که این سخت‌افزار با اسامی دیگری مانند دستگاه ثبت شماره مشتری یا دستگاه باشگاه مشتریان نیز شناخته می‌شود.

دستگاه ثبت شماره به‌تنهایی فقط برای ورود و ذخیره اطلاعات استفاده می‌شود؛ سایر اقدامات مانند امتیازدهی و مدیریت اعضا بر عهده نرم‌افزار متصل به آن است. برای اتصال دستگاه به نرم‌افزار، ابتدا باید آن را به اینترنت متصل کرد. برخی دستگاه‌ها برای این منظور از یک سیم‌کارت داخلی بهره می‌برند؛ اما برخی دیگر باید مستقیماً به اینترنت وای‌فای، موبایل یا حتی اینترنت سیمی متصل شوند.

شماره تماس و اطلاعات مشتریان به دو شیوه اصلی در محل کسب دریافت می‌شوند:

مراحل ثبت اطلاعات

ثبت شماره، نخستین گام در جهت ورود افراد به سیستم وفادارسازی مشتریان است که معمولاً در 4 مرحله خلاصه می‌شود:

1. ورود اطلاعات: مشتری شماره موبایلش را روی صفحه لمسی یا از طریق صفحه‌کلید ثبت می‌کند. دریافت نام و تاریخ تولد نیز در این مرحله امکان‌پذیر است و به تنظیمات سامانه بستگی دارد.
2. تایید شماره: در برخی سامانه‌ها با هدف کسب اطمینان از درستی شماره، کد تایید پیامکی ارسال می‌شود.
3. انتقال داده: دستگاه از طریق اینترنت یا شبکه داخلی، اطلاعات را به نرم‌افزار متصل می‌فرستد.
4. ذخیره در دیتابیس: نرم‌افزار ضمن ذخیره شماره در پایگاه داده مشتریان، امکان مشاهده و مدیریت سوابق هر عضو را در پنل باشگاه مشتریان فراهم می‌کند.

انواع دستگاه‌های باشگاه مشتریان و ویژگی‌های هرکدام

دستگاه‌های مورداستفاده برای باشگاه مشتریان از نظر ابعاد، شیوه تعامل با کاربر، نحوه تامین انرژی و امکانات ارتباطی یکسان نیستند. انتخاب از بین مدل‌های ایستاده، رومیزی و کارتخوان‌های چندمنظوره باید بر اساس حجم مراجعه، فضای فروشگاه و شیوه ثبت اطلاعات انجام شود. این تنوع به صاحبان مشاغل کمک می‌کند تا سخت افزار باشگاه مشتریان را متناسب با نیاز و بودجه خودشان انتخاب کنند.

در ادامه، با تعدادی از رایج‌ترین دستگاه‌های باشگاه مشتریان آشنا شوید:

• دستگاه ایستاده لمسی

دستگاه ایستاده معمولاً به شکل یک کیوسک طراحی می‌شود و به یک صفحه‌نمایش بزرگ لمسی مجهز است تا مشتری بتواند اطلاعاتش را بدون کمک اپراتور وارد کند. این دستگاه در سایزهای مختلفی تولید شده و معمولاً از وای‌فای، بلوتوث و اتصال شبکه کابلی پشتیبانی می‌کند. مزیت اصلی این مدل، سهولت استفاده کاربر و امکان قرارگیری در بخش‌های پرتردد فروشگاه است.

ازآنجایی‌که این دستگاه‌ها معمولاً برای استفاده ثابت طراحی می‌شوند، تامین انرژی آن‌ها بیشتر از طریق برق شهری است. دستگاه ایستاده لمسی برای ثبت شماره مشتری در فروشگاه‌های بزرگ، مراکز خرید و کسب‌وکارهایی است که ورود اطلاعات توسط خود مشتری در مقیاس بالا انجام می‌شود.

• دستگاه رومیزی کوچک

مدل رومیزی فضای کمتری اشغال می‌کند و اغلب در کنار صندوق یا میز پذیرش قرار می‌گیرد. بسته به طراحی محصول، این دستگاه ممکن است دارای نمایشگر لمسی یا صفحه‌کلید فیزیکی باشد. برای اتصال به شبکه، بعضی از مدل‌های دستگاه رومیزی کوچک دارای سیم‌کارت داخلی هستند؛ برخی دیگر نیز از طریق اینترنت وای‌فای، کابلی یا اینترنت موبایل به شبکه متصل می‌شوند.

با هدف امکان استفاده از سخت افزار باشگاه مشتریان در فضاهای باز و کسب‌وکارهای سیار، مدل‌های پرتابل (سیار) و مجهز به باتری این محصول نیز موجود هستند که از طریق پاوربانک شارژ می‌شوند. این دستگاه‌های کوچک برای محیط‌هایی با فضای محدود و مشاغل سیار کاربرد دارند.

• کارتخوان‌های چندمنظوره

دستگاه کارتخوان باشگاه مشتریان یا کارتخوان‌های هوشمند (Smart POS) علاوه بر دریافت پول، امکان ذخیره شماره و اطلاعات مشتری را هم مهیا می‌کنند. این محصول در دو مدل لمسی و مجهز به صفحه‌کلید فیزیکی تولید می‌شود. همچنین، شیوه اتصال به اینترنت در آن، هم می‌تواند از طریق سیم‌کارت داخلی و هم از طریق اینترنت وای‌فای یا تلفن همراه باشد.

دستگاه کارتخوان باشگاه مشتریان با کاهش نیاز کسب‌وکار به تهیه دستگاه جداگانه، برای فروشگاه‌هایی با صندوق شلوغ و فضای محدود مناسب است. از طرفی، خرید این محصول به کاهش هزینه‌ها نیز کمک می‌کند و می‌تواند انتخاب مقرون‌به‌صرفه‌ای باشد.

مزایای استفاده از دستگاه باشگاه مشتریان برای کسب‌وکارها

فروشگاه‌ها معمولاً مشتری‌هایشان را حین خرید می‌بینند و بعد از آن ارتباطشان قطع می‌شود. ورود اطلاعات از طریق دستگاه ثبت شماره و اتصال آن‌ها به بهترین نرم افزار باشگاه مشتریان، این ارتباط را ادامه داده و به چند نتیجه تجاری مشخص منجر می‌شود:

• ایجاد بانک اطلاعاتی دقیق از مشتریان

ثبت شماره تماس، اولین مرحله برای ایجاد پایگاه داده‌ای دقیق از مشتریان است. سپس با اتصال اطلاعات ثبت‌شده به سابقه خرید، کسب‌وکار قادر خواهد شد که مشتریان را بر اساس دفعات خرید، میزان تعامل یا الگوی مصرف دسته‌بندی کند. این داده‌ها در پنل باشگاه مشتریان برای اجرای کمپین‌های هدفمند و شناخت بهتر رفتار خریداران استفاده می‌شوند.

• ارسال پیامک‌های مناسبتی و تبلیغاتی

مشاغل می‌توانند از طریق نرم‌افزار متصل به دستگاه ثبت شماره، پیامک‌هایی مانند تبریک تولد، اطلاع‌رسانی تخفیف، معرفی محصول جدید یا پیشنهادهای ویژه را ارسال کنند. بر اساس پژوهش مکنزی (https://www.mckinsey.com/capabilities/growth-marketing-and-sales/our-insights/the-value-of-getting-personalization-right-or-wrong-is-multiplying#/)، نزدیک به 78 درصد از مصرف‌کنندگان اعلام کرده‌اند که دریافت ارتباط شخصی‌سازی‌شده، احتمال خرید مجددشان را افزایش می‌دهد. بنابراین، پیام‌ها باید بر اساس اطلاعات و سابقه مشتری ایجاد شوند.

• افزایش نرخ بازگشت مشتری

حفظ مشتریان فعلی معمولاً هزینه کمتری از جذب مشتریان جدید دارد. در پنل باشگاه مشتریان می‌توان بسته به امکانات نرم‌افزار، مشتریانی که مدتی خرید نکرده‌اند را از طریق امتیاز، پاداش یا تخفیف ویژه ترغیب به خرید کرد. پژوهش وب‌سایت SalesForce نشان می‌دهد که 84 درصد از اعضای برنامه‌های وفاداری، به‌ احتمال‌ زیاد دوباره از همان کسب‌وکار خرید می‌کنند.

• سنجش میزان رضایت خریداران

پس از خرید می‌شود از اطلاعات تماس اعضای سیستم وفادارسازی مشتریان که قبلاً توسط سخت‌افزار ثبت شده‌اند، برای ارسال نظرسنجی و دریافت بازخورد استفاده کرد. بررسی شاخص‌هایی مانند رضایت مشتری، NPS (میزان تمایل مشتریان به توصیه یک کسب‌وکار) یا بازخورد متنی کمک می‌کند که مشکلات مربوط به خدمات، محصول یا فرایند خرید سریع‌تر رفع گردند.

• بهبود تجربه مشتری در هنگام خرید

وقتی اطلاعات خریداران از طریق دستگاه ثبت شماره مشتری دریافت شود و در اختیار فروشنده قرار بگیرد، امکان ارائه خدمات و پیشنهاد‌های مرتبط‌تر وجود دارد. چنین تجربه‌ای می‌تواند احساس ارزشمندی و احترامِ توأم با صمیمیت را به مشتری القا و فرایند خرید را ساده‌تر کند.

نکات مهم در انتخاب و خرید بهترین دستگاه باشگاه مشتریان

خرید دستگاه ثبت شماره باشگاه مشتریان فقط محدود به مقایسه ظاهر و قیمت نیست؛ بلکه معیارهایی مانند سازگاری با پنل پیامک و نرم‌افزار باشگاه مشتریان، پشتیبانی و پایداری در ارتباط با سرور نیز حائز اهمیت هستند.

در اینجا مهم‌ترین نکات خرید دستگاه باشگاه مشتریان بررسی شده‌اند:

• سازگاری با نرم‌افزار و پنل پیامکی: دستگاه باشگاه مشتریان را باید همراه با پنل پیامکی و نرم‌افزار باشگاه بررسی کرد، نه به‌عنوان ابزاری مستقل. همچنین، باید از فروشنده سوال کنید که آیا این دستگاه با نرم‌افزارهای مختلف کار می‌کند یا محدود به یک سرویس اختصاصی است.
• پشتیبانی و گارانتی: ترجیحاً باید دستگاه‌هایی را انتخاب کنید که علاوه بر گارانتی معتبر، خدمات پس از فروش نیز داشته باشند. گارانتی مدت‌دار، دسترسی به خدمات فنی و دریافت به‌روزرسانی نرم‌افزاری، از هزینه‌های احتمالی نگهداری دستگاه کم می‌کنند.
• سرعت پردازش و پایداری: سرعت پاسخ‌گویی نمایشگر و توان پردازشی در دستگاه‌هایی که مشتری مستقیماً با آن‌ها کار می‌کند، بسیار مهم است. ازاین‌رو، مشخصاتی مانند پردازنده، رم، نوع حافظه و زمان پاسخ‌گویی نمایشگر لمسی باید در مشخصات فنی بررسی شوند. همچنین، دستگاه باید این قابلیت را داشته باشد که در زمان قطعی اینترنت، برای مدتی شماره‌ها را به‌صورت آفلاین ذخیره کند و بعد از اتصال به شبکه، آن‌ها را به نرم‌افزار انتقال دهد.
• امنیت اطلاعات: از‌آنجایی‌که دستگاه ثبت شماره مشتری با اطلاعات افراد سروکار دارد، وجود سازوکارهای امنیتی باید یکی از معیارهای اصلی در انتخاب باشد. قابلیت‌هایی مانند رمزنگاری، Secure Boot و ذخیره امن کلیدهای رمزنگاری در دستگاه‌های اندرویدی باعث افزایش سطح امنیت می‌گردد.
• ابعاد و شرایط نصب: اندازه دستگاه باید با فضای واقعی فروشگاه، محل قرارگیری صندوق و شیوه استفاده مشتری متناسب باشد. به‌طورکلی، استفاده از مدل رومیزی و دستگاه کارتخوان باشگاه مشتریان برای فضاهای کوچک‌تر و مدل‌های ایستاده لمسی برای فروشگاه‌های بزرگ توصیه می‌شود. از طرفی، دستگاه به برق یا پاوربانک و اینترنت (وای‌فای یا کابلی) نیاز دارد که باید امکان دسترسی به آن‌ها در محل نصب را پیش از خرید بسنجید.

نحوه یکپارچه‌سازی دستگاه باشگاه مشتریان با سیستم‌های فروش

عملکرد کامل سیستم وفادارسازی مشتریان زمانی شکل می‌گیرد که اطلاعات مشتری فقط در یک دستگاه جداگانه ذخیره نشود و با صندوق فروش، نرم‌افزار باشگاه و حتی در صورت لزوم با سیستم حسابداری نیز ارتباط داشته باشد. در یکپارچه‌سازی استاندارد، معمولاً این ارتباط از طریق API یا رابط‌های نرم‌افزاری انجام می‌شود؛ یعنی سیستم‌ها می‌توانند اطلاعات موردنیاز را به‌صورت ساختاریافته دریافت و ارسال کنند.

از ثبت شماره تا ثبت تراکنش

بعد از ثبت شماره مشتری از طریق دستگاه، نرم‌افزار باشگاه مشتریان می‌تواند برایش یک شناسه یا حساب کاربری ایجاد کند. هنگام خرید بعدی، صندوق‌دار با وارد کردن شماره یا شناسه مشتری، حساب متصل به آن را شناسایی می‌کند. سپس، اطلاعات تراکنش شامل مبلغ خرید و جزئیات سفارش مطابق با قابلیت‌های سیستم به نرم‌افزار وفاداری منتقل می‌شوند.

همگام‌سازی خودکار امتیازها

این اتصال اهمیت زیادی برای اجرای سیستم وفادارسازی مشتریان دارد؛ زیرا امتیاز خریدار باید بر اساس تراکنش واقعی و قوانین تعریف‌شده در سامانه محاسبه شود. وقتی اطلاعات تراکنش مستقیماً از دستگاه پوز به نرم‌افزار باشگاه منتقل شوند، مبلغ و قوانین از پیش تعریف‌شده مبنای محاسبه امتیاز مشتری خواهند بود. در نهایت، امتیاز کسب‌شده از هر تراکنش در حساب مشتری ثبت می‌شود.

ارتباط با نرم‌افزار حسابداری و کاهش خطا

در یک سیستم فروش یکپارچه، اطلاعات تراکنش ثبت‌شده در صندوق می‌تواند به نرم‌افزار حسابداری نیز منتقل شود تا داده‌های مالی ناشی از فروش، دوباره به‌ شکل دستی وارد نشوند. هم‌زمان، اطلاعات لازم برای باشگاه مشتریان از طریق همان تراکنش در دسترس خواهند بود؛ درنتیجه، مبلغ فروش برای بخش حسابداری و اطلاعات خرید برای محاسبه امتیاز مشتری از یک داده ثبت‌شده در صندوق تغذیه می‌شوند.

بنابراین، قبل از خرید سخت افزار باشگاه مشتریان باید مشخص شود که دستگاه و نرم‌افزار آن با پوز، نرم‌افزار حسابداری و سامانه باشگاه مشتریان از طریق چه API‌ها یا وب‌سرویس‌هایی ارتباط برقرار می‌کند.

جمع‌بندی

دستگاه ثبت شماره باشگاه مشتریان یک ابزار سخت‌افزاری برای ثبت شماره و اطلاعات خریداران و انتقال آن‌ها به نرم‌افزار باشگاه مشتریان است؛ ابزاری که می‌تواند نقطه شروع ایجاد یک بانک اطلاعاتی دقیق از خریداران مجموعه باشد. شما باید بسته به فضای فروشگاه و شیوه استفاده، از بین مدل‌های رایج مانند رومیزی، کارتخوان‌های چندمنظوره و کیوسک‌های ایستاده لمسی یک را انتخاب کنید. همچنین، انتخاب دستگاه ثبت شماره مشتری باید با توجه به مواردی مانند سازگاری با نرم‌افزار باشگاه، امنیت اطلاعات، سرعت پردازش، ابعاد و پشتیبانی قوی انجام شود.

استفاده از سخت افزار باشگاه مشتریان در کنار یک سیستم وفادارسازی می‌تواند منجر به ارتباط هدفمندتر، تجربه خرید بهتر و بازگشت بیشتر مشتریان گردد. اگر شما هم به دنبال شناخت بهتر و افزایش تکرار خرید مشتریان هستید، انتخاب بهترین دستگاه ثبت شماره مشتری گامی مطمئن برای شروع این مسیر است.